Ein klarer Vorteil ist die Optimierung des Wissensmanagements. Informationen verbleiben nicht mehr bei einzelnen Mitarbeitern, sondern sind über Weblogs, Wikis und Social Bookmarks zentral verfügbar und können über Suchmaschinen abgefragt werden. Auch die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern über Abteilungen und Standorte hinweg wird durch Web-2.0-Anwendungen produktiver.

Die Herausforderungen bei der Umsetzung von Web 2.0 im Unternehmen sind weniger technologischer als vielmehr organisatorischer Natur. So müssen Web-2.0-Anwendungen zielgerichtet und unter Berücksichtigung klarer Richtlinien und Standards eingeführt werden. Sie sollten von Anfang an in tägliche Arbeitsprozesse eingebunden und mit anderen Kommunikationskanälen integriert werden.